Google Docs ใช้ทำอะไรได้บ้าง

excel           present             word            img             form

           ความสามารถของ Google Docs มีอย่างล้นเหลือ เรียกได้ว่าตอบสนองคนที่ต้องการใช้งานเอกสารได้อย่างสมบูรณ์แบบ และมัน OK สำหรับคนที่ไม่มี Server หรือระบบสำหรับงานเฉพาะอย่างที่คนอื่นมีใช้กันแต่ต้องการ share file ให้คนอื่นเข้ามาดูรายละเอียดหรือแม้แต่แก้ไขงานได้ด้วย เพียงแต่เราต้องประยุกต์ใช้งานให้ถูกเท่านั้นเอง เราจะมาทำความรู้จักกันอย่างละเอียดก่อนว่า Google Docs ใช้ทำอะไรได้บ้าง
1. สร้างเอกสาร สเปรดชีต และงานนาเสนอแบบออนไลน์
 สร้างเอกสารพื้นฐานแบบเริ่มต้นจากศูนย์ สามารถทำงานพื้นฐานทุกประเภทได้อย่างง่ายดาย รวมถึงการทำรายการสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย การเรียงลำดับตามคอลัมน์ การเพิ่มตาราง รูปภาพ ข้อคิดเห็น สูตร การเปลี่ยนแปลงแบบอักษร และอื่นๆ โดยไม่มีค่าใช้จ่ายใดๆ
 อัพโหลดไฟล์ของคุณที่มีอยู่แล้ว รองรับรูปแบบไฟล์ที่นิยมใช้กันส่วนใหญ่ ได้แก่ DOC, XLS, ODT, ODS, RTF, CSV และ PPT เป็นต้น คุณจึงสามารถทำงานต่อไปพร้อมกับอัพโหลดไฟล์ของคุณที่มีอยู่ได้ด้วย
 ใช้งานบนแถบเครื่องมือได้อย่างคุ้นเคยทาให้การแก้ไขเป็นเรื่องง่ายๆ เลือกตัวหนาขีดเส้นใต้ เพิ่มสัญลักษณ์ในข้อย่อย เปลี่ยนแบบอักษร หรือรูปแบบตัวเลข เปลี่ยนสีพื้นหลังของเซลล์ และอื่นๆ เพียงคลิกปุ่มบนแถบเครื่องมือที่คุณคุ้นเคย
2. ใช้งานและทางานร่วมกันในแบบเรียลไทม์
 เลือกคนที่คุณต้องการให้เข้าถึงเอกสารของคุณได้ เพียงป้อนที่อยู่อีเมลของคนที่คุณต้องการให้ใช้งานเอกสารที่ระบุร่วมกัน แล้วส่งคำเชิญไปให้เขาเหล่านั้น ก็สามารถใช้งานเอกสารร่วมกันได้
 ใช้งานร่วมกันได้ทันที ทุกคนที่คุณเชิญให้เข้ามาแก้ไขหรือดูเอกสาร สเปรดชีต หรือ งานนำเสนอของคุณ สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทันทีที่เข้าสู่ระบบ
 แก้ไขและนาเสนอร่วมกับบุคคลอื่นในแบบเรียลไทม์ สามารถดูและแก้ไขร่วมกันได้หลายคนในเวลาเดียวกัน มีหน้าต่างสนทนาบนหน้าจอสำหรับการแก้ไขเอกสารและสเปรดชีต เพื่อแสดงให้คุณเห็นว่าใครแก้ไขอะไรและเมื่อใด และแล้วการดูงานนำเสนอพร้อมกันไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป เนื่องจากใครก็ตามที่เข้ามาร่วมในงานนำเสนอ ต่างก็สามารถติดตามงานนำเสนอนั้นได้โดยอัตโนมัติ
3. จัดเก็บและจัดระเบียบงานอย่างปลอดภัย
 แก้ไขและเข้าถึงจากที่ไหนก็ได้ ไม่ต้องดาวน์โหลดสิ่งใด คุณสามารถเข้าถึงเอกสารสเปรดชีต และงานนำเสนอของคุณได้จากคอมพิวเตอร์เครื่องใดก็ได้ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต และมีบราวเซอร์มาตรฐานโดยไม่มีค่าใช้จ่ายใดๆ
 จัดเก็บงานของคุณได้อย่างปลอดภัย อุปกรณ์เก็บข้อมูลแบบออนไลน์ และการบันทึกอัตโนมัติ ช่วยให้คุณไม่ต้องกังวลเรื่องฮาร์ดไดร์ฟเสียหรือไฟดับเพราะข้อมูลจะถูกเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์ขนาดใหญ่ของ Google
 บันทึกและส่งออกสาเนาได้อย่างง่ายดาย สามารถบันทึกเอกสาร และสเปรดชีตของคุณไปยังเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณในรูปแบบ DOC, XLS, CSV, ODS, ODT, PDF, RTF และ HTML ได้
 การจัดระเบียบเอกสารของคุณ ค้นหาเอกสารของคุณได้อย่างง่ายดายด้วยการจัดระเบียบเอกสารในโฟลเดอร์ต่างๆ และสามารถลากและวางเอกสารต่างๆ ของคุณลงในหลายโฟลเดอร์ได้ตามที่คุณต้องการ
4. ควบคุมว่าใครสามารถดูเอกสารของคุณได้
 เผยแพร่งานของคุณเป็นหน้าเว็บ คุณสามารถเผยแพร่เอกสารของคุณแบบออนไลน์ได้โดยการคลิกเพียงครั้งเดียว ก็สามารถเผยแพร่ผลงานชิ้นสำคัญของคุณให้เป็นหน้าเว็บได้อย่างง่าย

ครั้งต่อไปเรามาดูวิธีใช้งานกันบ้างดีกว่าคับ เพราะจากที่ผมได้ลองใช้งาน excel และ share file ให้กับคนในทีมให้สามารถแก้ไข/Update file ได้เวลาที่งานมีความเคลื่อนไหวเพราะผมไม่มีระบบงานที่เก็บข้อมูลโดยตรง แถมยังไม่มี Server ของตัวเองด้วย 555 มันค่อนข้างมีประโยชน์ทีเดียวคับ

CR : เอกสารประกอบการอบรมปฏิบัติการโปรแกรมจัดการเอกสารออนไลน์ด้วย Google Docs ศูนย์คอมพิวเตอร์ โรงเรียนเบญจมราชูทิศ จังหวัดจันทบุรี กลุ่มสาระการเรียนรู้การงานอาชีพและเทคโนโลยี

Google Documents คืออะไร ?

Google Documents หรือที่เรียกกันสั้นๆ ว่า Google Docs เป็นบริการออนไลน์ที่ให้คุณสามารถจัดการเอกสารได้แบบไม่ต้องเสียเงิน เพียงแค่คุณมีอีเมลของ Gmail และเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต เพราะ Google Docs เตรียมมาให้คุณหมดแล้วไม่ว่าจะเป็นการพิมพ์รายงานแบบที่คุ้นเคย การทำสไลด์เพื่อนำเสนองานสำคัญ หรือจะจัดการเอกสารแบบ Spreadsheets ได้เหมือน Excel ก็สามารถทำได้
Google Docs ทำงานเหมือน Microsoft Office แต่ทุกอย่างจะทำงานอยู่บนเว็บ สามารถทำงานได้ทันทีที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต โดยไม่ต้องเสียเวลาติดตั้งโปรแกรมลงในเครื่อง หรือเสียเงินค่าลิขสิทธิ์ก่อนใช้งานแต่อย่างใด เพียงแค่เข้าไปยัง Google Docs เราก็สามารถสร้าง แก้ไข หรือเปิดอ่านเอกสารได้เลย โดยตัวเอกสารนั้นจะถูกเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์ของ Google และที่สำคัญเราสามารถแชร์เอกสารให้กับเพื่อนเพื่อแก้ไขข้อมูลไปพร้อมๆ กัน โดยจะเห็นว่าอีกฝ่ายกำลังพิมพ์อะไรอยู่
สำหรับจุดเริ่มต้นของ Google Docs กำเนิดมาจากโปรแกรม Google Spreadsheets ที่สามารถทำงานเหมือนกับตาราง Excel ได้เพียงอย่างเดียว แต่ในขณะนั้นก็มีโปรแกรมสำหรับแก้ไขเอกสารออนไลน์ที่มีชื่อว่า Writely ซึ่งเป็นที่นิยมพอสมควรของ Upstartle จนต้นปี พ.ศ.2549 Google ได้เข้ามาซื้อกิจการของ Upstartle ทำให้ Google ได้สิทธิ์ครอบครอง Writely ได้ด้วยปัจุบัน Writely ถูกพัฒนามาเป็น Google Docs ซึ่งสามารถทำงานเข้าชุดกันกับ Google Spreadsheets ได้เป็นอย่างดี

โปรแกรมจัดการเอกสารออนไลน์ด้วย Google Docs ประกอบด้วย

ต้องเตรียมอะไรบ้าง
ก่อนที่จะเริ่มต้นใช้งาน Google Docs เรามาเตรียมความพร้อมของเครื่องคอมพิวเตอร์เสียก่อน ซึ่งไม่ยุ่งยากแต่อย่างใด คุณสมบัติของเครื่องที่มีอยู่ตอนนี้อาจจะสามารถใช้งาน Google Docs ได้เลยก็ได้ โดยสิ่งที่จำเป็นบนเครื่องคอมพิวเตอร์ที่จะต้องมีเพื่อรองรับการใช้งาน Google Docs ก็มีดังนี้
1. ระบบปฏิบัติการ (Operation System - OS) สามารถใช้งานบนระบบปฏิบัติการแทบจะทุกชนิด Windows ,Mac OS X, GNU/Linux ฯลฯ
2. โปรแกรมเปิดเว็บไซต์ (Web Browser) สามารถใช้งานร่วมกับทุก Web Browser เช่น Internet Explores (IE), Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari หรือ Opera
3. อินเทอร์เน็ต (Internet) ติดตั้งอินเทอร์เน็ตเพื่อเชื่อมต่อการใช้งานผ่านระบบออนไลน์ เพื่อช่วยให้การเชื่อมต่อไม่สะดุดและล่าช้าจนเกินไป ซึ่งความเร็วอินเทอร์เน็ตควรอยู่ที่ระดับ 1 Mbps ขึ้นไป

ลองมาดูกันว่ามันทำอะไรได้บ้าง Google Docs ใช้ทำอะไรได้บ้าง

CR : เอกสารประกอบการอบรมปฏิบัติการโปรแกรมจัดการเอกสารออนไลน์ด้วย Google Docs ศูนย์คอมพิวเตอร์ โรงเรียนเบญจมราชูทิศ จังหวัดจันทบุรี กลุ่มสาระการเรียนรู้การงานอาชีพและเทคโนโลยี